Evento realizado em maio deste ano no Litoral Norte (Foto: Diana Basei)

Edital para a Contratação de Empresa Especializada em Produção de Eventos

Evento realizado em maio deste ano no Litoral Norte (Foto: Diana Basei)

São Paulo, 02 de julho de 2013

O Pólis – Instituto de Estudos, formação e Assessoria em Políticas Sociais, situado na cidade de São Paulo- SP, entidade privada sem fins lucrativos, inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do ministério da Fazenda sob o nº 57752206/0001-95, com sede à Rua Araújo, 124, Centro de São Paulo, torna Público que fará a cotação e prévia do preço, tipo: Produção de eventos. Melhor preço no âmbito do Convênio 60000.0064846.11.4 celebrado entre o Instituto Pólis e a Petrobras. Seleciona empresa para a produção de eventos no Litoral Norte e Baixada Santista, trata-se de 13 consultas públicas em todas as cidades litorâneas que compreendem os munícipios de: Ubatuba, Caraguatatuba, São Sebastião, Ilhabela, Bertioga, Guarujá, Santos, Cubatão, São Vicente, Praia Grande, Mongaguá, Itanhaém e Peruíbe.

Podem se candidatar pessoas jurídicas, com experiência na área de produção de eventos comprovada pela apresentação de portfólio, “link” de eventos já realizados, e apresentação da documentação jurídica da empresa.

A proposta deve ser enviada de forma clara, contendo o valor por produto ou serviço e valor total da proposta, conforme modelo do Anexo I. download do DOC.

O prazo final para o envio das propostas encerra-se em 10 de Julho de 2013, que devem ser entregues pessoalmente, na Rua Araújo, nº 124, Vila Buarque, São Paulo – SP, no horário das 9 às 18h, ou por e-mail no endereço comunicacao@litoralsustentavel.org.br

Edital

Tipo: Produção de eventos. Melhor preço, apresentação técnica e organização.

Objeto:

Organizar, preparar e gerenciar a infraestrutura de 13 (treze) eventos na Baixada Santista e Litoral Norte do Estado de São Paulo, no período compreendido julho e agosto de 2013, previstos para os dias 23 e 24 de julho e 29 de julho à 1º de agosto 2013. As datas podem ser alteradas mediante demanda e definição do contratante, sem arcar com qualquer ônus ao contrato..

Tais eventos integram a 2ª fase do Projeto Litoral Sustentável – Desenvolvimento com Inclusão Social, realizado pelo Instituto Pólis em 13 (treze) municípios do litoral Paulista (Ubatuba, Caraguatatuba, São Sebastião, Ilhabela, Bertioga, Guarujá, Santos, Cubatão, São Vicente, Praia Grande, Mongaguá, Itanhaém e Peruíbe).

Os eventos deverão contar com a participação dos Poderes Públicos, entidades da sociedade civil e lideranças comunitárias das respectivas regiões e, portanto, devem ser realizados em locais de fácil acesso e boa infraestrutura no entorno (pontos de ônibus, restaurantes, lanchonetes, estacionamento).

Especificação dos eventos:

1.Os eventos que constituem o objeto da contratação são:

1.1. Treze Consultas, uma em cada município do Litoral Norte e Baixada Santista (Ubatuba, Caraguatatuba, São Sebastião, Ilhabela, Bertioga, Guarujá, Santos, Cubatão, São Vicente, Praia Grande, Mongaguá, Itanhaém e Peruíbe), todas no período 18h às 23: 00 horas. Os locais deverão estar disponíveis com período anterior a realização do evento para organização da atividade, bem como após sua conclusão para organização final.

1.2. Os eventos serão realizados simultaneamente, com as seguintes datas previstas:

– dias 23 e 24 de julho (Litoral Norte);

– 29 de julho à 1º de agosto 2013 (Baixada Santista).

1.3. As datas poderão ser alteradas por determinação da Contratante de acordo com a disponibilidade das agendas Municipais.

2. A organização, preparação e gerenciamento da infraestrutura dos eventos indicados no item 1 compreendem:

2.1. Espaços físicos (apenas para os eventos da Baixada Santista)

Levantamento e indicação à Coordenação do Projeto de espaços físicos em cada uma das cidades onde serão realizados os eventos:

a) auditórios (hotéis, universidades ou instituições públicas) com capacidade para no mínimo 120 (cento e vinte) pessoas, providos de ar-condicionado ou ventiladores em bom estado e Internet banda larga para transmissão do evento;

b) 4 (quatro) salas com capacidade para no mínimo 30 (trinta) pessoas, próximas ao auditório, para a reunião dos 4 (quatro) grupos de trabalho.

2.1.1. Os valores estimados para pagamento de eventuais locações de espaços físicos objeto de levantamento e indicação não devem ser incluídos nas propostas.

2.2. Equipamentos para os espaços físicos:

Auditórios:

a) 1 (um) data show, tela de projeção, DVD e som para exibição de vídeo;

b) 1 (um) computador (notebook ou de mesa);

c) 3 (três) microfones.

Salas:

a) 1 (um) data show em cada sala;

b) 1 (um) computador (notebook ou de mesa) em cada sala;

2.3. Equipe e atividades de apoio

A Contratada deverá disponibilizar 2 (duas/dois) recepcionistas para:

a) cadastrar os participantes, explicar-lhes a necessidade de colher assinatura no documento de autorização de uso da imagem e recolhê-las;

b) inscrever os participantes nos grupos de discussão;

c) circular com o microfone entre o público durante as plenárias no momento destinado ao debate e formulação de perguntas;

d) preencher as declarações de presença no evento para os interessados;

e) orientar quanto aos horários de pausa e retorno dos trabalhos;

f) instalar mesas junto à recepção na entrada do evento, para colocação das publicações do Instituto Pólis e programações do evento.

g) entregar ao coordenador da mesa de abertura no início dos trabalhos uma lista impressa de todos os inscritos, identificando autoridades presentes, conforme modelo fornecido pela Contratante. A lista deverá ser permanentemente atualizada e entregue no decorrer do evento para a Contratante, bem como ao final do evento, em meio digital e impresso.

h) fixação de cartazes relativos à organização do evento na recepção, auditório e nas salas, conforme orientação da Contratante;

i) entregar antecipadamente, de acordo com orientação da Contratante, convite para o evento às entidades com endereços fornecidos pela Contratante.

2.4. Lanche

Providenciar para recepção dos participantes:

a) Pães: pão de queijo; pão francês;

b) Mini Sanduíches vegetarianos

c) Bolos simples (duas opções)

d) Frutas da época;

e) Bebidas: café; leite; suco de frutas naturais e água.

2.5. Transmissão online das plenárias dos eventos no site do Projeto Litoral Sustentável, com áudio e imagem de qualidade.

2.4. Gravação de imagem e áudio do evento

2.4.1. A gravação de imagem e áudio será restrita às plenárias dos eventos, as reuniões dos grupos de trabalho deverão ter somente a gravação de áudio.

2.4.2. As gravações de imagem e áudio deverão ser entregues imediatamente após o término dos eventos, em arquivos separados.

3. Da Proposta

3.1 A proposta deverá conter: portfólio da empresa, a qualificação dos integrantes que formarão a equipe nos dias das consultas.

3.2. A proposta deverá ser entregue até às 17 horas do dia 10 de Julho de 2013, que devem ser entregues pessoalmente, na Rua Araújo, nº 124, Vila Buarque, São Paulo – SP, no horário das 9 às 18h, ou por e-mail no endereço comunicacao@litoralsustentavel.org.br

3.3. A proposta deverá explicitar o valor unitário de cada serviço/produto.

3.4. As propostas deverão conter a indicação de que valem pelo prazo de 30 (trinta) dias.

3.5. As propostas devem observar o valor de referência estimado em R$ 90.000,00 (noventa mil reais)

4. Da contraproposta

O Instituto Pólis se reserva ao direito de encaminhar contraproposta aos proponentes classificados, observado o critério de julgamento e os recursos disponíveis para a contratação.

5. Do critério de julgamento das propostas

5.1. Será contratada a proponente que atender aos requisitos deste edital e ofertar o menor preço.

6. Do prazo para a prestação dos serviços.

6.1 A contratada iniciará a prestação dos serviços imediatamente após a assinatura do contrato, que vigerá até o dia 30 de agosto de 2013.

7. Forma de pagamento

7.1 Os pagamentos dos serviços contratados serão feitos da seguinte forma:

a) 30% do valor contratado em até 05 (dias) após a assinatura do contrato, mediante depósito bancário em conta em nome da Contratada;

b) 30% do valor contratado após a realização dos eventos do Litoral Norte;

c) 40% do valor contratado após a realização dos eventos da Baixada Santista.

7.2. Os pagamentos descritos nas alíneas b e c serão efetuados mediante depósito bancário em conta em nome da Contratada em até 05 (cinco) dias após o recebimento dos serviços pela Contratante.

8. Documentos a serem apresentados pelo proponente vencedor.

O proponente vencedor do certame deverá apresentar a documentação abaixo em até 3 (três) dias após a notificação da Contratante:

8.1. Para comprovação da Regularidade Jurídica:

a) Documento de identificação do sócio;

b) Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais e, no caso de sociedades por ações documentos de eleição de seus administradores; ou registro comercial, no caso de empresa individual; ou inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedade civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício;

c) Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no país, e ato de registro ou autorização para funcionamento, expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir;

8.2. Para comprovação de Regularidade Fiscal (certidões com prazo de validade em vigor)

a) Prova de regularidade para com a Fazenda Federal (Certidão Conjunta Negativa de Débitos, relativos a tributos federais e à Dívida Ativa da União);

b) Prova de regularidade à Seguridade Social (INSS), através de Certidão Negativa de Débitos (CND).

9. DAS INFORMAÇÕES E ESCLARECIMENTOS

Poderão ser requeridas com a equipe de Comunicação do projeto Litoral Sustentável, no endereço eletrônico comunicacao@litoralsustentavel.org.br

02 de Julho de 2013

Nelson Saule Júnior, Coordenador-Geral do Projeto

Dúvidas podem ser sanadas com Roberta Jovchelevich, coordenadora de Comunicação do Projeto Litoral Sustentável, pelo telefone (11) 2174-2030 das 14h às 17h

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